Warum orcap?

Haupteinsatzgebiet

Alternative Investmentfonds aus den Bereichen
• Schifffahrt (Container, Tanker, Bulker, Kreuzfahrt, Flussschiffahrt),
• Immobilien (Aus- und Inlandsfonds),
• Windkraft,
• Solarenergie,
• Biodiesel,
• Medien und
• Finanzderivate.

Neben dem klassischen Ein – Fondskonzept werden Dachfonds mit beliebig vielen Untergesellschaften sowie Fremdwährungsfonds unterstützt.
Hierbei sind sowohl die Vertragsgestaltungen mit der Beteiligung als Direktkommanditist oder über Treuhandverhältnisse möglich.

Schulung und Produktdokumentation

Die Schulungen erfolgen je nach Bedarf und Absprache mit unseren Kunden und werden von uns direkt vor Ort durchgeführt. Vor den Schulungen werden die Unterlagen im PDF Format bereitgestellt.
Über das Internet steht Ihnen unser Hilfewiki (im Programm über die f1 – Taste erreichbar) als Onlinehilfe zur Verfügung.

Lizenzmodel

Das Lizenzmodell bei orcap ist an die verwalteten Beteiligungen geknüpft und somit unabhängig von der Benutzeranzahl. Die Lizenzierung des SQL – Servers unterliegt dem Kunden.

Support und Wartung

orcap betreibt eine Servicehotline für die benannten Ansprechpartner (Systembetreuer) des Kunden. Unsere Supportmitarbeiter bearbeiten Serviceanfragen von 9:00 bis 12:00 und von 14:00 bis 17:00 Uhr. Sämtliche Anfragen werden über ein Serviceportal dokumentiert.
Schnelle Reaktion, Umsetzung kundenspezifischer Wünsche und die schnelle Bereitstellung der Änderungen in Updates ist unsere große Stärke.
Durchschnittlich erstellen wir jährlich ca. 40 Aktualisierungen in Form von Software-Updates.

System

Server

Es wird der SQL Server ab Version 2012 vorausgesetzt.
Die Geschäftsprozesse sind transaktionsgesteuert über Serverprozeduren abgebildet.
Datenänderungen werden protokolliert.
Für die Mailanbindung wird ein E-Mailserver benötigt (z.B. Microsoft Exchange).
Für das Internetportal wird ein Microsoft IIS ab Version 7 vorausgesetzt.

Client

Desktopbetriebssystem Microsoft Windows 7 oder höher
Für eine MS Word, Excel, Outlook Integration wird Microsoft Word und / oder Excel ab der Version 2010 unterstützt.
Die Applikation ist eine klassische Client – Server Anwendung die lokal oder als Terminalserverapplikation installiert werden kann. Die Installation als Remoteapp ist ebenfalls möglich.
Updates
Nach der Erstinstallation werden regelmäßig Updateinstallationen durchgeführt.
Der Systembetreuer wird über anstehende Aktualisierungen per E-Mail benachrichtigt.
Der Aktualisierungsprozeß ist direkt von dem Systembetreuer durchführbar und wird über die Portalserver der orcap GmbH von Ihnen abgeholt

Auf dem Desktop (oder Terminalserver) wird Office (MS Word und MS Excel) für die Wordanbindung bzw. Excel – Exporte ab der Version 2010 unterstützt.
Für eine Testumgebung wird ein eigener SQL Server bzw. eine zusätzliche Instanz benötigt.

Produktbeschreibung

Personenstamm

Sämtliche Stammdaten werden zentral in einem Personenstamm gepflegt.
Interessenten, Gesellschafter, Vertriebspartner, Verwaltungsräte, Mitarbeiter oder eine von Ihnen beliebig zu vergebende Kategorie.

• Eine Person muss nur einmal erfasst werden.
• 3 Adressen (Stamm-, Post-, Steueradresse) sowie abweichende Postadressen bei den Fonds.
• Bankverbindungen für verschiedene Währungen und verschiedene Auszahlungsformen (z.B. Ausschüttungen, Provisionen, Verwaltungsratsvergütung)
• Direkte Wordanbindung. Schreiben von Einzel- und Serienbriefen
• Versenden von Emails direkt aus den Stammdaten
• Zugriff auf die Website
• Archivierte Dokumente
• Kontrolle der Änderungen
• Beteiligung, Provisionssätze im Überblick
• Kontrolle der Portalberechtigungen und -aktivitäten
• Labeldruck
• Synchronisation mit MS Outlook (One Way)
• Erinnerungen, Wiedervorlagen, Telefonnotizen, Aufgaben
• Teilnahme an Kampagnen
• Empfängerkreise und Versand von Serienmails
• Geldwäschegesetz: Verwaltung von Legitimationen und Risikogruppen

Objektstamm

Die Stammdaten der Beteiligungsobjekte werden zentral im Objektstamm hinterlegt. Hier wird der Fonds über die ganze Laufzeit (von Vorratsgesellschaft bis Liquidation) hinweg gesteuert.
• Vertragsdaten
• Technische Daten
• Verbundene Gesellschaften
• Standardforderungen
• Geschäftsführer & Bankvollmachten
• Bankverbindungen
• Verwaltungsräte
• Leistungsbilanzen
• Betriebsprüfung
• Bilanzkontrolle inklusive Bilanzcheck zur Unterstützung bei der Erstellung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses

Beteiligungsverwaltung

Es wird eine fondsübergreifende eindeutige Zeichnungsschein – Nummer geführt.
Hier werden alle Abläufe, die im Lebenszyklus eines Fonds auftreten abgebildet.
• Beteiligung reservieren, erfassen, annehmen und bestätigen
• Schnellerfassungen
• Import von Beteiligungen
• Erhöhen, Mindern, Rücktritt
• Vertriebsagio objektübergreifend einfügen und ausgleichen
• Zwischenfinanzierung
• Handelsregistereintragungen verwalten
• Ausschüttungen, Kapitalrückführungen
• Verpfändung, Abtretungen und sonstige Drittberechtigungen
• Nichtveranlagungsbescheinigungen

Geldwäschegesetzt (GwG)

Sie können Ihren gesamten Personenstamm gegen
• EU – Sanktionslisten,
• Politisch exponierte Personen (PeP) Listen (EveryPolitican),
• eigene Listen

prüfen.
Die Prüfungen der Risikogruppen wird ebenfalls durch das System vorgenommen.
Ebenso wird die Art der Legitimation protokolliert und in Archivdokumenten gespeichert.
Wirtschaftliche Berechtigungen werden erfasst und in Reports dargestellt.

Gesellschafterwechsel / Anteilsveränderungen

Es werden sämtliche Arten von Gesellschafterwechsel inklusive der Folgen auf die Stimmrechtsverteilung abgebildet.
Bei den Gesellschafterwechseln werden kapitalmindernde Maßnahmen wie Rücktritt, Ausschlüsse, Kündigungen oder Minderungen von Gesellschaftern als auch kapitalerhöhende Maßnahmen wie z.B. Zeichnungen oder Erhöhungen angeboten.
Im Rahmen der Gesellschafterwechsel werden sämtliche Daten bereits aufgrund der Art des Gesellschafterwechsel z.B. unentgeltlich / entgeltlich oder kapitalmindernd / nicht kapitalmindernd
für die künftigen Prozesse wie z.B. die Erstellung der handelsrechtlichen und steuerlichen Kapitalkonten oder die handelsrechtliche und steuerliche Ergebnisverteilung bereitgestellt.

Zweitmarkt

Der Zweitmarkt liefert Ihrem Vertrieb die Werkzeuge um den stetig wechselnden Ansprüchen in diesem Segment gerecht zu werden. Die handelsrechtliche Durchführung von Verkäufen, Erbfällen, Schenkungen, Minderungen und Ausschlüssen stellt einen transparenten Ablauf der Beteiligungen dar.
• Handel mit Internet-Kurslisten, Protokollen und Verträgen.
• tagesgenaue handelsrechtliche Durchführung und Protokollierung
• steuerrechtliche Berücksichtigung
• Zweitmarktrechnungen

Rechnungswesen, Cash-Management, Buchhaltung

Der Zahlungsverkehr unterscheidet automatisch je Auszahlungs- oder Empfängerbankverbindung nach SEPA- oder Auslandszahlungsverkehr und erstellt die entsprechenden Dateien.
Die von der Bundesbank zur Verfügung gestellten Informationen zu aktuellen Bankverbindungen (Banken mit Ihren BIC und BLZ) werden im Aktualisierungsturnus der Bundesbank zur Verfügung gestellt.
Die Eingabe von IBAN wird über die Prüfzifferberechnung validiert.
Über das Stapelbuchen können Sie die Buchungen zu Einzahlungen, Ausschüttungen, sonstige Gesellschaftereinlagen, handelsrechtlichen Gewinnvorabs und sonstigen Entnahmen etc. direkt in Ihre Finanzbuchhaltung wie z.B. DATEV pro übernehmen.
Des Weiteren haben Sie bei Fremdwährungsfonds die Funktionalitäten zur Kursverwaltung bzw. Kursaktualisierungen der Fremdwährungen.

• Verbuchen von Gesellschaftereinzahlungen vom Kontoauszug oder von Hand
• Verbuchen von Überweisungen und Rückläufern vom Kontoauszug oder von Hand
• Verbuchen von Überzahlungen
• Gebühren
• Erstellen von Überweisungsdateien bei Aus- und Rückzahlungen.
• Lastschriften Verwalten
• Anlegen und Durchführen von Liquiditäts- oder Gewinnausschüttungen
• Mahnwesen
• Einzahlungsbestätigungen
• Ausschüttungsankündigungen
• Zahlungsläufe für Rückläufer

Ausschüttungen

Bei den Ausschüttungen werden die Beträge für jeden Anteil (Zeichnungsschein) getrennt berechnet.
Die Ausschüttung können je nach Konfiguration der Berechnungsmethode entweder mit den unterjährigen Ein- und Austritten berechnet werden oder bei Stichtagsprinzip.
Des Weiteren können die Ausschüttungen per Prozentsatz oder per Betragsverteilung berechnet werden.
Als Basis für die Berechnung können sowohl die Pflichteinlage (unabhängig von der Höhe des eingezahlten Betrags) oder die eingezahlten Beträge dienen.
Die Ausschüttungsberechnung kann sowohl für unterjährige Zeiträume (z.B. Quartalsausschüttungen) als auch für Jahreszeiträume erfolgen.
Die Daten der Ausschüttungen können archiviert und dokumentiert werden.

Handelsrechtliche Kapitalkonten und Ergebnisverteilung

Sie haben in orcap die Möglichkeit den Gewinn aus der Handelsbilanz auf die Gesellschafter zu verteilen.
Hierbei werden alle Regelungen aus dem Gesellschaftsvertrag inklusive etwaiger Gewinnvorabregelungen oder Gleichstellungs- und Abschichtungsregeln beachtet,
indem Sie bei den Stammdaten zu den einzelnen Fonds die Besonderheiten zur handelsrechtlichen Ergebnisverteilung konfigurieren.

Die Erstellung der handelsrechtlichen Kapitalkonten getrennt für alle beteiligten Gesellschafter oder summiert für die Gesellschaft inklusive der Berechnung des Wiederauflebens der Haftung der Kommanditisten
sowie die Aufteilung von negativen Kapitalkonten bei Kommanditisten geschieht bei orcap automatisch per Berichtsaufruf.
Haftung nach § 172 Abs. 4 HGB und Ausweis der negativen Kapitalkonten in der Handelsbilanz
Die Erstellung der handelsrechtlichen Kapitalkonten beinhaltet die Berechnung der Aufsplittung der negativen Kapitalkonten der Kommanditisten in das „negative Kapitalkonto wegen Verlusten“ bzw. in das „negative Kapitalkonto wegen Entnahmen“.
Diese Berechnung kann für die Gesellschaft in Summe (Spiegelbild zur Handelsbilanz) und für jeden Gesellschafter einzeln berechnet werden.
Die optische Darstellung erfolgt über den Ausweis der beiden Beträge im handelsrechtlichen Kapitalkonto der Gesellschaft oder des Gesellschafters.

Die Haftung nach § 172 Abs. 4 HGB wird ebenfalls im Rahmen der Erstellung der handelsrechtlichen Kapitalkonten berechnet.
Die Berechnung wird so wie bei den negativen Kapitalkonten der Kommanditisten für jeden Gesellschafter einzeln oder in Summe für die Gesellschaft angeboten.
Die Berechnung der Haftung nach § 172 Abs. 4 HGB kann über ein gesondertes Reporting aufgerufen werden und ebenso wie die handelsrechtlichen Kapitalkonten als Anlage für die Handelsbilanz genutzt werden.

Gewinnvorab

Die Gewinnvorab-Regelungen in den Gesellschaftsverträgen werden im Rahmen der handelsrechtlichen und steuerlichen Ergebnisverteilung berücksichtigt. Es können beliebig viele Hierarchien bei der den Gewinnvorab-Regelungen hinterlegt werden. Die Konfiguration erfolgt für jeden einzelnen Fonds individuell und kann in jedem Wirtschaftsjahr angepasst werden.

Steuerliche Ergebnisverteilung, Betriebsprüfung, Gewerbesteuerverlustverrechnung

Im Bereich der Steuern stehen Ihnen neben der steuerlichen Ergebnisverteilung mit den Besonderheiten bei bestimmten Fondsprodukten wie z.B. die Tonnagesteuer folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

Handelsrechtliche und steuerliche Ergebnisverteilung
Die Verteilung der handelsrechtlichen und steuerlichen Ergebnisse erfolgt auf jeden einzelnen beteiligten Gesellschafter. Auf Ebene des Gesellschafters werden zudem die Ergebnisse noch auf den einzelnen Anteil und Beteiligungsvarianten des Gesellschafters gesplittet, so dass bei anteilsweisen Vorgängen im Rahmen von Gesellschafterwechsel Veräußerungsgewinne auf der Anteilsebene berechnet werden können.

Die Berechnung der Ergebnisse erfolgt tagesgenau. Dabei werden unterjährige Gesellschafterwechsel berücksichtigt. Ebenso berücksichtigt werden kapitalmindernde Maßnahmen wie Rücktritt, Ausschlüsse, Kündigungen oder Minderungen von Gesellschaftern. Des Weiteren gibt es einen eigenen Vorgang um Anwachsungen abzubilden.

Des Weiteren kann für die handelsrechtliche und steuerliche Ergebnisverteilung (jeweils getrennte Konfiguration möglich) pro Wirtschaftsjahr angegeben werden, ob die Ergebnisverteilung mit einer Abschichtung / Gleichstellung erfolgen soll oder nicht. Ebenfalls können jahresübergreifende Abschichtungen / Gleichstellungen z.B. bei mehrjähriger Platzierung des Fondsvolumens erfolgen.

Verlustverrechnungen nach § 15a und § 15b EStG
Es werden beide Verlustverrechnungen unterstützt. Die Konfiguration der Art der Verlustverrechung nehmen Sie pro Fonds und Wirtschaftsjahr vor, d.h. Sie könnten auch einen Wechsel der Verlustverrechnungsart im Rahmen der Fondslaufzeit abbilden.
Die Berechnung der Verlustverrechnung nach § 15a und § 15b EStG wird getrennt für das laufende Ergebnis und das Veräußerungsergebnis durchgeführt. Die Berechnung der Verlustverrechnung erfolgt nach dem Meistbegünstigungsprinzip für jeden Gesellschafter einzeln.

Ergänzungsbilanzen
Die Ergänzungsbilanzen aufgrund von Zweitmarktgeschäften, individuellem Agio, Eigenprovisionen, § 6b-Rücklage und besonderen Wirtschaftsgütern wie z.B. Firmenwert erfolgt immer bezogen auf den Anleger und werden im Rahmen der steuerlichen Ergebnisverteilung automatisch gebildet bzw. abgeschrieben. Der Übertrag bei unentgeltlichen Gesellschafterwechseln erfolgt ebenso automatisch wie die Ausbuchung bei entgeltlichen Gesellschafterwechseln. Bei entgeltlichen Gesellschafterwechseln erfolgt die automatische Einbeziehung der Ergänzungsbilanzen in den Veräußerungsgewinn.
Die Ergänzungsbilanzen werden länderbezogen gehalten, d.h. es ist möglich, dass Gesellschafter sowohl inländische Ergänzungsbilanzen als auch Ergänzungsbilanzen im Ausland halten. Die ausländischen Ergänzungsbilanzen werden staatenbezogen getrennt gehalten.

Bei der Abschreibung werden die degressive, lineare oder Restwert-AfA unterstützt. Dabei werden spezielle Abschreibungsvorgaben bei Immobilien oder Firmenwert berücksichtigt. Die Abschreibung kann für jeden Fonds getrennt konfigurierbar entweder tagesgenau oder monatsgenau gerechnet werden.

Gewerbesteuerverlustverrechnung
Sie können die Gewerbesteuerverlustverrechnung und den Untergang von Gewerbesteuerverlustvorträgen mit allen Besonderheiten bei der Gewinnverteilung aufgrund des Gesellschaftsvertrags berechnen.
Hierbei wird die aktuelle BFH-Rechtsprechung zum Untergang der Gewerbesteuerverlust im Bezug auf die Unternehmens- und Unternehmeridentität berücksichtigt.

Sonderwerbungskosten, Sondereinnahmen, Sonderbetriebseinnahmen, Sonderbetriebsausgaben

Die Fonds können pro Wirtschaftsjahr als vermögensverwaltend oder nicht vermögensverwaltend in den Stammdaten konfiguriert werden.
Sobald der Fonds als vermögensverwaltend in einem Wirtschaftsjahr konfiguriert ist, dann werden automatisch sämtliche erfasste Einnahmen und Ausgaben als Sonderwerbungskosten oder Sondereinnahmen gekennzeichnet.
Die Eingabe der Daten ist für jeden Gesellschafter gesondert möglich. Es wird zudem auch die Verteilung von Sonderwerbungskosten, Sondereinnahmen, Sonderbetriebseinnahmen und Sonderbetriebsausgaben auf bestimmte Gesellschaftergruppen unterstützt.

Sonderbilanzen

Sie können Sonderbilanzwerte wie z.B. GmbH-Anteile als SoBV II oder Darlehen der Gesellschafter an die Gesellschaft erfassen. Bei ggfs. folgenden Gesellschafterwechsel wird dieses Sonderbilanzvermögen mit berücksichtigt.

Veräußerungsergebnisse

Die Veräußerungsergebnisse nach §§16, 20 Abs. 2 und 23 EStG werden im Rahmen der steuerlichen Ergebnisverteilung automatisch berechnet. Dies gilt sowohl für die Veräußerungsergebnisse auf Gesellschafts- als auch für die Veräußerungsergebnisse auf Gesellschafterebene.
Die Veräußerungsergebnisse nach §§ 20 Abs. 2 und 23 EStG auf Gesellschafterebene können vom Benutzer aufgrund der aktuellen BFH-Rechtssprechung bei der Erstellung der Mitteilungen an den Gesellschafter und an das Finanzamt ein- und ausgeblendet werden.

Individuelle steuerliche Werte

Für jeden Gesellschafter können individuelle steuerliche Werte manuell erfasst werden. Diese werden dann im Rahmen der steuerlichen Ergebnisverteilung berücksichtigt.

Ausländische Ergebnisse

Die Verteilung von ausländischen Ergebnissen wird getrennt nach Staaten vorgenommen, d.h. die Werte für die einzelnen Gesellschafter werden nach Staaten getrennt ausgegeben.

Handelsrechtliche und steuerliche Kapitalkonten

Die Kapitalkonten können zu jeden beliebigen Tag ab der Gründung des Fonds aufgerufen werden. Der Aufruf kann für die komplette Gesellschaft aber auch für jeden Gesellschafter einzeln erfolgen.
Ebenso können Sie für einen Gesellschafter die Kapitalkonten auch fondsübergreifend aufrufen, d.h. bei Mehrfachzeichnern kann der Aufruf in einem Schritt erfolgen.

Bereitstellung von steuerlichen Daten

Die im Rahmen der steuerlichen Ergebnisverteilung erstellten Daten können Sie per EXCEL-Export aufbereitet darstellen. Dies können Sie sowohl zur Vorlage beim Finanzamt als auch zur Vorlage bei Steuerberatern verwenden.
Ebenso ist es möglich, dass die EXCEL-Exporte bei der steuerlichen Ergebnisverteilung individuell angepasst werden.

Erstellung von Steuererklärungen oder der Anlage EÜR

Die Erstellung von Steuererklärungen oder der Anlage EÜR sowie der ELSTER-Versand ans Finanzamt wird nicht unterstützt.

Die FAE – Reports können systemintern hinterlegt oder selbst generiert werden.

Steuerliche Auswertungen

• Mitteilungen an den Gesellschafter und das Finanzamt über die persönlichen steuerlich relevanten Ergebnisse des Jahres
• Steuerliche Kapitalkonten
• Erstellung und Fortführung von Ergänzungsbilanzen für alle betroffenen Gesellschafter. Führung mehrerer verschiedener Ergänzungsbilanzen pro Gesellschafter mit verschiedenen Abschreibungsarten und Nutzungsdauern möglich.
• Sonderbetriebseinnahmen und –ausgaben bzw. Sondereinnahmen und –werbungskosten auf Gesellschafterbasis
• Verwaltung von gewerblichen und vermögensverwaltenden Fonds
• Bei vermögensverwaltenden Fonds werden sowohl die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften, sonstige Einkünfte als auch Einkünfte aus Kapitalvermögen nach § 20 Abs. 1 und 2 EStG unterstützt
• Automatisierte Berechnung der Veräußerungsgewinne
• Verlustverrechnung nach § 15a EStG und § 15b EStG
• Ausländische Einkünfte nach § 2a EStG
• Führung von ausländischen Ergänzungsbilanzen und Sonderbetriebseinnahmen und –ausgaben bzw. Sondereinnahmen und –werbungskosten
• Verwaltung von stillen Gesellschaftern und Meldung der freigestellten Beträgen bei stillen Gesellschaftern
• Berücksichtigung von steuerlichen Besonderheiten wie z.B. Nießbrauch, Treuhandverhältnisse, Vermächtnisse, Unterbeteiligungen und Umwandlungen
• Gewerbesteuerverlustverrechnung nach § 10a GewStG und nach den aktuellen Vorgaben des BFH zur Unternehmer- und Unternehmensidentität
• Erstellung separater Betriebsprüfungsläufe mit Änderungsmitteilungen

Versammlungswesen

• Präsenz- und schriftliche Veranstaltungen
• Einladungen, Sammeleinladungen
• Import von Abstimmungen
• Anwesenheitskontrolle
• Kontrolle archivierter Abstimmungen
• Festschreiben der Ergebnisse

Vertrieb

• Verwalten von Provisionssätzen (Haupt- und Untervertriebe, Staffel- und Jahreserfolgsprovisionen)
• Vertriebsvereinbarungen
• Vertriebspartnergruppen
• Kampagnen
• Versand von Informationsmaterial

Notification Services

E-Mail Versand über Platzierungsstände, Portaländerungen, Geburtstage, fehlende Daten (z.B. Steuernummer), …

Reporting

Es stehen Ihnen über 400 interne Reports und Exporte zur Verfügung.
Dabei wird das komplette Spektrum der Verwaltung und des Vertriebs abgedeckt:
Hier einige Beispiele aus den unterschielichen Berechen:
• Bilanzchecks, Nominalstandslisten, Offene Posten, Stapelkontrollen
• Eigenkapitalnachweis, Kontenübersichten mit Unterschriftsrecht
• Abwesenheiten, Krankentage, Telefonlisten, Urlaubsanträge, Telefonnotizen
• Provisionsprüfungen, Kampagnenauswertungen, Kontingente, Festabnahmen, Reservierungen
• Platzierungsvolumen nach PLZ Bereich, Berufsgruppen, Bundesländern

Schnittstellen

Die Übergabe an externe Finanzbuchhaltungssysteme (z.B. SAP, Navison, Addison) kann über verschiedene Möglichkeiten genutzt werden.
Im Regelfall werden die Buchungen in orcap (Nebenbuch) erzeugt und dann an Sammelkonten in spezielle Stapel der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) übergeben.
Das Anlegen der zu buchenden Konten erfolgt in dem Finanzbuchhaltungssystem und in orcap.

Im- und Exporte im Text-, .CSV- und Microsoft Excel Format
Für Kontakte, Aufgaben und Termine gibt es eine Microsoft Outlook Anbindung.
Unterstützung verschiedener Cashmanagemant Programme (z.B. Hypocash, Commerzbank, Starmoney)
XML-Schnittstelle der Fonds – Rahmendaten
XML Exporte für das Bundesbankreporting
MS Excel Addin
MS Word Vorlagen
MS Word Textbausteinverwaltung
CTI ausgehend
UPS Versand Infomaterial

Archiv / DMS

orcap beinhaltet ein auf die Bedürfnisse der Fondsverwaltung zugeschnittenes Archivierungssystem. Die Ausgangsdokumente werden mit einem Archivierungskennzeichen versehen und der Person automatisch zugeordnet.
Eingangsdokumente können z.B. über eine Barcodesteuerung zugeordnet werde.Es kann eine Versandoptimierung (Interner und externer Versand) von verschiedenen Dokumenten (z.B. Ausschüttungsankündigung und steuerliches Ergebnis) durchgeführt werden.
E-Mail Versand an Empfängerkreise (z.B. Portalteilnehmer).
E-Mailarchivierung direkt aus MS Outlook.

Portal

Die Daten der Website sind direkt in orcap integriert, Änderungen werden somit direkt im Portal sichtbar. Die Seite ist in einem responsive Design entwickelt. Egal ob PC, Mac, Smartphone oder Tablet: Für jedes Endgerät erhält der Benutzer die passende Ansicht.
• archivierte Dokumente
• Posteingang ungelesener und gelesener Dokumente
• Abstimmen schriftlicher Beschlussverfahren
• Teilnahmebestätigung und Vollmachtsvergabe bei Präsenzveranstaltungen
• Änderungsaufgabe von persönlichen Daten (Adressen, Bankverbindungen, Steuernummern)
• Beteiligungsübersichten mit Einzahlungsständen
• Ausschüttungsübersicht
• Passwortvergabe
• Mandatsübersicht Verwaltungsräte
• Kundendokumente

• Freigabe, Sperren, Berechtigungsvergabe
• Mailversand an Portalteilnehmer

Weiteres

Erstellen des monatlichen Bundesbankreportings
Eigene Auswertungen erstellen und bereitstellen
Freistellungsaufträge
Nichtveranlagungsbescheinigungen
Interne Rechnungen
Verwaltungsratsvergütungen
Komplementärvergütungen
Poolverträge Verwalten
Import von Steuernummern beim Finanzamt, Finanzamtsimport, Bankenimport
Schulungen und Workshops verwalten.
An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter mit Intranetanbindung.
Urlaubsverwaltung
Überstunden
Historie exportierter und geänderter Daten
Projektkontierung
Interne Telefonlisten

Sicherheitskonzept

Die Anmeldung kann integriert (auf Basis der Domänenanmeldung) oder immer mit Nachfrage erfolgen.
orcap enthält ein umfangreiches, individuell auf Ihre Bedürfnisse abstimmbares Berechtigungs- und Protokollierungssystem.
Die einzelnen Vorgänge (z.B. Beteiligungen erfassen, Steuerliche Ergebnisse berechnen, Handelsrechtliche Ergebnisse aufrufen…) werden Gruppen (z.B. Konzeption, Buchhaltung, Bilanzwesen, Geschäftsleitung) zugewiesen. Den Gruppen werden Benutzer zugeordnet. Einem Vorgang können beliebig vielen Gruppen zugewiesen werden. Einer Person können ebenfalls beliebig vielen Gruppen zugewiesen werden.